De Belgische media- en krantengroep Groupe Rossel beheert haar pool van freelancers sinds september met het online platform Media.ProUnity. Met één muisklik runt Groupe Rossel aanvragen, prestaties, de facturatie en het totale budget.
Journalisten, fotografen, illustratoren, … alle uitgeverijen en mediahuizen werken samen met freelancers. En ze kampen allen met hetzelfde probleem: een efficiënt én correct beheer van die grote groep externen. Met het online platform Media.ProUnity beheert het management de volledige administratie op één plek.
“Momenteel werken zo’n 150 journalisten van het regionaal dagblad La Meuse van de Groupe Rossel met de tool”, steekt David Muyldermans, founding partner van proUnity van wal. “De komende drie maanden zal het platform verder uitgerold worden voor de overige 150 journalisten van Sudpresse.”
Poolbeheer
“De meeste uitgeverijen van Groupe Rossel brengen verschillende edities uit en elke uitgave heeft een eigen pool van freelancers. Elke opdrachtgever, vaak de hoofdredacteur, nodigt zijn externe persmedewerkers uit om zich in te schrijven op het platform Media.ProUnity. Zo stelt de uitgeverij een database op van alle freelancers die voor hen werken over alle edities heen. Is bijvoorbeeld de vaste correspondent van de ene krant op vakantie, dan kan de hoofdredacteur in het dashboard een andere journalist contacteren die ook in dezelfde materie is gespecialiseerd maar voor een andere editie werkt. Hierdoor verhoogt de rendabiliteit van de diverse pools.”
Bestellingen
“De hoofdredacteur kan een opdracht op het platform plaatsen voor alle journalisten in het netwerk of een bestelling geven aan één iemand. Ook de journalist kan via het platform zijn idee pushen. Hij formuleert dan in het systeem zijn suggestie met een link naar het volledige artikel of hij kan die apart mailen.”
Facturatie
“Het systeem verplicht alle partijen om binnen een wettelijk kader samen te werken. Hoe vaak komt het niet voor dat een journalist artikels schrijft zonder contract? Risico’s op schijnzelfstandigheid worden zo uitgesloten. Daarnaast berekent de tool automatisch de auteursrechten, sociale zekerheid, btw,… wat de administratieve rompslomp voor iedereen tot een minimum herleidt. Het systeem neemt die namelijk volledig van de externen over.”
“We hebben in ons model het derdebetalerssyteem geïmplementeerd. De freelancer factureert aan de opdrachtgever, die betaalt de factuur aan een online betaalplatform. Vervolgens stort deze partij het bedrag min de commissie van proUnity door aan de journalist. De kost voor het online betaalplatform draagt proUnity. Dit systeem garandeert dat de journalist zijn geld altijd op tijd krijgt. Toch ook niet onbelangrijk!”
Budgetbeheer
“Een groot probleem, zeker herkenbaar voor de meeste uitgeverijen, is de controle van hun budget. Zo beschikt de hoofdredacteur bijvoorbeeld over een jaarlijks budget van vijf miljoen euro, maar dan blijkt achteraf dat hij zeven miljoen euro heeft gespendeerd. Via het ProUnity.media- platform kan het management in real time zien hoeveel ze al uitgegeven hebben, de kost per editie, welke freelancers voor welke edities schrijven en hoe vaak. Ze krijgen een globale rapportering voor heel hun organisatie.”
“Snellere betalingen, transparante administratie, automatisatie van processen,… door dit systeem handelt de uitgeverij de administratie goedkoper af dan mocht ze die volledig zelf intern uitvoeren. Vooral dat het management op elk moment ziet hoeveel van het jaarlijks budget is gespendeerd en dat ze dat zo onder controle kunnen houden, levert al meteen een mooie winst op.”
Marktplaats
In een volgende fase zal proUnity het platform verder uitbreiden met een marktplaats. Een marktplaats waar mediabedrijven op zoek kunnen voor de freelancers die matcht met hun opdracht. De freelancers en bedrijven krijgen zo de mogelijkheid om hun administratie naadloos te koppelen aan hun opdrachten, en dit op één centraal platform.
